POLITICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
I. INTRODUCCIÓN:
De acuerdo a lo establecido en el literal k) del artículo 17 y literal f) del artículo 18 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 es obligación de los responsables y encargados de tratamiento de datos personales el adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la atención de consultas y reclamos que tenga los titulares con respecto al tratamiento de sus datos personales.
ADBIENES LTDA, se encuentra comprometida con el más estricto cumplimiento de la ley y la protección de los derechos de las personas, por lo cual, informa a sus clientes, empleados y proveedores la adopción de las siguientes políticas sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales, el cual será de obligatorio cumplimiento, como responsable del tratamiento, sus empleados, así como aquellos terceros que por disposición de la empresa asuman la calidad de encargados del tratamiento.
II. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:
ADBIENES LTDA., domiciliada en la ciudad de Medellín, en la Avenida 74B No. 39B 68 Local 101 y correo electrónico: documentos@adbienes.com.co.
III. DEFINICIONES: (art. 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y art. 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013).
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
h) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
i) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
j) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
IV. POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
ADBIENES LTDA, en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales de sus grupos de interés, los cuales en adelante llamáremos titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral y comercial ) aplicando las siguientes políticas:
1. ADBIENES LTDA, está comprometida en dar un correcto uso y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.
2. ADBIENES LTDA, en ejercicio de sus actividades mercantiles, solicita a los titulares de la información los datos necesarios para el desarrollo de las actividades precontractuales, contractuales y postcontractuales derivadas de su calidad de intermediador inmobiliario, empleador y contratista en el giro ordinario de sus negocios. La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular.
3. Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
4. ADBIENES LTDA, solicitará a las entidades responsables de pago, trabajadores, aprendices y contratistas, los datos personales necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral y comercial). La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.
5. ADBIENES LTDA, velará por el respeto y cumplimiento de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, observando los requisitos especiales establecidos para el tratamiento de sus datos personales y datos personales sensibles.
6. El tratamiento de los datos personales proporcionados por CLIENTES, tendrá la siguiente finalidad:
· Para brindar información de los inmuebles dispuestos en arrendamiento.
· Para el desarrollo de estudio de factibilidad de arrendamiento del inmueble, evaluando el estado de riesgo del solicitante.
· Para el desarrollo de actividades de comunicación.
· Para elaboración de contratos y actividades administrativas propias de la relación comercial de los mismos.
· Para el desarrollo de procesos de cobranza tanto por parte del área de tesorería como los que le prestan las compañías aseguradoras que trabajan en convenio con la empresa.
· Para contratar los servicios de pólizas de seguros para canon, servicios públicos, asistencia inmobiliaria y demás.
· Para la consulta y reporte en centrales de riesgo.
· Para el desarrollo de actividades de conocimiento del perfil comercial del cliente, enviar material informativo sobre los servicios prestados por la Inmobiliaria o la empresa aseguradora.
· Actualización de datos entregados por el Titular.
· Dar respuesta a requerimientos de entidades de control.
· Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
· Evaluación de la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la institución.
· Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
· Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
· En general para cualquier otra finalidad que se derive del contrato celebrado entre las partes.
7. El tratamiento de los datos personales proporcionados por los trabajadores de la ADBIENES LTDA, tendrá la siguiente finalidad:
· Realización del proceso de selección de personal de acuerdo con su aptitud para un cargo o tarea.
· Establecer una relación contractual.
· Ofrecerle oportunidades de capacitación.
· Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar, seguridad y salud en el trabajo.
· Cumplir el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación).
· Efectuar el proceso de Remuneración.
· Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
· Cumplir con exigencias judiciales.
· Dar a conocer avances de la institución en aspectos investigativos, académicos y clínicos.
· Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
· En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.
Parágrafo: las anteriores disposiciones también serán aplicables a los aprendices que realicen su etapa lectiva o productiva en la empresa.
8. El tratamiento de los datos personales proporcionados por las entidades responsables de pago y contratistas o proveedores de ADBIENES LTDA, sean personas naturales o jurídicas, tendrá la siguiente finalidad:
· Realizar la vinculación contractual.
· Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
· Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
· Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
· Cumplir con exigencias judiciales.
9. Tratamiento de datos sensibles: El tratamiento de los datos sensibles de los trabajadores, clientes o proveedores de ADBIENES LTDA se encuentra prohibida, excepto en los siguientes casos:
· Cuando el usuario haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
· Cuando el tratamiento del dato sea necesario para salvaguardar el interés vital del usuario y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
· Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
· Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
· Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Y advirtiendo al usuario las siguientes condiciones: a) que para el tratamiento de sus datos sensibles no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento y b) que de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, deberá establecerse cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad que se dará a los mismos, así como para obtener su consentimiento expreso.
10. Tratamiento de Datos de Menores de Edad: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes que eventualmente sean clientes, trabajadores o proveedores de ADBIENES LTDA se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
· Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
· Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
· Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
V. DEBERES ADBIENES LTDA (art. 17 y 18 de la ley Estatutaria 1581 de 2012)
1. Cuando ADBIENES LTDA actué como RESPONSABLE de tratamiento de datos personales, esta deberá:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la legislación vigente;
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. Cuando ADBIENES LTDA realice el tratamiento por cuenta de un tercero (encargado del tratamiento los datos) deberá cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar a los titulares, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de su derecho constitucional de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en la presente política.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los usuarios en los términos establecidos en la presente política.
f) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente política.
g) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
i) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
j) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio con respecto al tratamiento de datos.
VI. DERECHO DE LOS TITULARES (artículo 8 de la ley Estatutaria 1581 de 2012):
El Titular de los datos personales y datos personales sensibles tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
VII. CASOS QUE NO REQUIEREN AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS (artículo 9 de la ley Estatutaria 1581 de 2012):
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
VIII. ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN:
La información que reúna las condiciones establecidas en el Art. 13 de la Ley 1581 de 2012, podrá suministrarse a las siguientes personas:
· A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
· A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
· A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
IX. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el Área Administrativa de ADBIENES LTDA, la cual una vez reciba la solicitud dará cumplimiento al procedimiento descrito más adelante.
X. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
a) El Titular de la información contenida en la base de datos de ADBIENES LTDA, podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información contenida en las mismas, mediante un correo electrónico a la dirección: documentos@adbienes.com.co, poniendo como asunto Derecho de Habeas data, enviando comunicación escrita a la siguiente dirección: Avenida 74B No. 39B 68 Local 101 en la ciudad de Medellín.
b) La solicitud debe ser clara en lo que se pretende, ya sea conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la información que se encuentra contenida en una base de datos. Además, deberá contener los datos de contacto del peticionario para poder darle una respuesta.
c) Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
d) Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
e) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. De igual forma, si Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
f) La primera instancia de la reclamación será la ADBIENES LTDA, y una vez agotada esta sin respuesta satisfactoria, podrá el Titular recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
XI. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente política de tratamiento de datos personales de los clientes, proveedores y trabajadores de ADBIENES LTDA, tiene vigencia a partir del día 22 de Mayo de 2017.
X. CAMBIOS EN LAS POLITICAS O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD
Las Políticas de Tratamiento están disponibles en la página web www.adbienes.com.co, y cualquier cambio sustancial en las mismas será informado a través de correo electrónico, telefónicamente o por comunicación escrita, y posteriormente, en cualquier otro que se considere pertinente.
Los cambios sustanciales que se produzcan en el Aviso de privacidad se informarán de manera oportuna por el mismo
